01Wie verantwoordelijk is
WizeNotch is een product van N-Sign Special Event Planning B.V., een Nederlandse besloten vennootschap, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32052726 en gevestigd aan Javalaan 40, 1217 HG Hilversum. N-Sign Special Event Planning B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor website-, account-, contact-, dienstbeheer- en beveiligingsgegevens. Contact: info@wizenotch.com of +31 35 625 10 70.
Voor persoonsgegevens die een klantorganisatie in een project uploadt of aanmaakt, bepaalt die organisatie doorgaans doel en middelen van verwerking en is zij verwerkingsverantwoordelijke. WizeNotch verwerkt deze gegevens dan als verwerker volgens haar instructies. Vragen over zulke projectgegevens kun je eerst richten aan de organisatie die je heeft uitgenodigd of het project beheert.
02Persoonsgegevens die we verwerken
Afhankelijk van je gebruik verwerken we:
- accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, taal, wachtwoordhash, gebruikerstype, uitnodigingen, projectlidmaatschappen en projectrollen;
- projectgegevens, zoals eventdetails, documenten, informatie, deelnemerslijsten, notities, taken, evaluaties, vragen, antwoorden en bronverwijzingen;
- deelnemers- en contactgegevens die klanten invoeren, waaronder geïmporteerde spreadsheetvelden en mogelijk dieet-, allergie-, gezondheids-, toegankelijkheids- of andere gevoelige gegevens;
- technische en beveiligingsgegevens, zoals sessiecodes, browser- of apparaatgegevens, tijdstippen, foutlogs en dienstactiviteit;
- communicatie, supportvragen en informatie over levering van transactionele e-mail; en
- browseropslag voor taal, sessie, gekozen project, voorkeuren en lopende of recente assistentactiviteit.
03Waar gegevens vandaan komen
We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, van de organisatie of projectbeheerder die je uitnodigt, van andere bevoegde projectgebruikers en automatisch vanuit website en dienst. Deelnemersgegevens kunnen worden geïmporteerd uit bestanden van een klantorganisatie.
04Doelen en grondslagen
We verwerken persoonsgegevens voor deze doelen en grondslagen:
- accounts maken, uitnodigingen beheren, projecten leveren, content opslaan, dienstmails sturen en gevraagde functies leveren: uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen;
- de dienst beveiligen, oplossen, bewaken, onderhouden en verbeteren en misbruik voorkomen: ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare, veilige dienst;
- support- en zakelijke vragen beantwoorden en klantrelaties beheren: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang;
- fiscale, boekhoudkundige, juridische en toezichtsverplichtingen nakomen en reageren op rechtmatige verzoeken: wettelijke verplichting;
- project- en deelnemersgegevens verwerken in opdracht van de klant: gedocumenteerde instructies van de klant en een toepasselijke verwerkersovereenkomst; en
- optionele activiteiten waarvoor toestemming nodig is: toestemming, die altijd kan worden ingetrokken.
05AI en geautomatiseerde verwerking
WizeNotch gebruikt Google Gemini-diensten voor onder meer semantisch zoeken, embeddings, documentverwerking, kolomherkenning bij imports, samenvattingen en AI-antwoorden. Bij gebruik kunnen relevante prompts, projectcontext en documentfragmenten ter verwerking naar Google worden gestuurd.
Zet niet meer persoonsgegevens in prompts of documenten dan nodig. Klantorganisaties moeten zorgen dat gebruik van AI-functies voor deelnemers- of gevoelige gegevens rechtmatig is. WizeNotch gebruikt AI-uitvoer niet voor besluiten over personen met rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen.
07Locatie en internationale doorgifte
De kerninfrastructuur van WizeNotch is ingesteld in AWS-regio eu-central-1. Sommige leveranciers of supportactiviteiten kunnen toch gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar nodig gebruiken we een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander rechtmatig doorgiftemechanisme en passende waarborgen.
08Bewaren en verwijderen
We bewaren account- en projectgegevens niet langer dan nodig voor de dienst, instructies van klanten, geschillen, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Exacte termijnen hangen af van het gegevenstype, de overeenkomst, projectinstellingen en wettelijke bewaarplichten.
Projecten kunnen een verwijderdatum hebben. Zodra die datum is bereikt, verwijdert het geplande proces projectgegevens permanent en bewaart het een beperkte verwijderlog voor verantwoording. Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde operationele back-ups blijven totdat de betreffende back-upcyclus verloopt.
Beveiligings-, transactie- en juridische gegevens kunnen waar nodig langer worden bewaard. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.
09Browseropslag en cookies
WizeNotch gebruikt functionele browseropslag om je ingelogd te houden en taal, gekozen project, weergavevoorkeuren en assistentstatus te onthouden. De openbare website laadt ook webfonts van Google. Google kan daarbij technische verzoekgegevens ontvangen, zoals een IP-adres.
We gebruiken browseropslag momenteel niet voor gedragsgerichte advertenties. Je kunt lokale opslag via de browser wissen. Hierdoor word je uitgelogd en verdwijnen opgeslagen voorkeuren.
10Beveiliging
We gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangscontrole, wachtwoordhashing, versleutelde verbindingen, projecttoegang op basis van rollen en beperkte infrastructuurtoegang. Beveiligingsrisico kan nooit volledig worden uitgesloten. Meld vermoedelijke incidenten via info@wizenotch.com.
11Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens, of bezwaar maken tegen verwerking. Je kunt toestemming intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw situatie bezwaar maken.
Stuur een verzoek naar info@wizenotch.com. We kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren. Voor projectgegevens onder verantwoordelijkheid van een klant kunnen we je verzoek doorsturen of naar die klant verwijzen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of jouw lokale toezichthouder.
12Kinderen
WizeNotch is een professionele dienst en niet gericht op kinderen. Klantorganisaties mogen persoonsgegevens van kinderen alleen invoeren met een geldige reden, rechtsgrond en passende waarborgen.
13Wijzigingen en contact
We kunnen dit beleid aanpassen wanneer de dienst of wetgeving verandert. Materiële wijzigingen melden we waar passend via de dienst of per e-mail. De datum bovenaan toont de laatste versie.
Vragen of privacyverzoeken: info@wizenotch.com of +31 35 625 10 70.